Produtividade em tempos de quarentena

Por João Luis Olivério, Fundador e CEO da Sales as a System e filiado do LIDE FUTURO.

Em meio ao caos e à enxurrada de fake news recebidas ultimamente sobre o que fazer ou não diante da crise que vivemos, saber como ser mais produtivo nesse momento e enfrentar o home office forçado, usando ferramentas de tecnologia e aproveitando para vislumbrar como realizar a transformação digital de seus negócios podem ser pontos chave para trabalhar e se organizar melhor.

A analogia do Waze pode ser bastante importante para construir um dia a dia mais produtivo. Costumo perguntar aos meus clientes, alunos e mentorados, tão logo iniciamos a nossa relação, sobre o que eles acreditam ser a maior utilidade do Waze. Praticamente todo mundo responde uma das seguintes alternativas: “chegar ao destino desejado”, “escolher a melhor rota”, “navegar por locais desconhecidos sem me perder” ou “saber quanto tempo vou demorar até o meu destino”.

Todas são ótimas respostas, mas eu costumo trazer outra, que aborda em geral todas as opções acima, e um pouco mais: o Waze nos ajuda a controlar nossa ansiedade. Lendo essa frase, parece fácil de entender, mas pergunto: qual a relação disso com o contexto atual?

Pois bem, criei essa analogia por conta de uma situação que ocorreu em 2014, quando eu e minha esposa íamos à casa de um amigo assistir a um jogo do Brasil na Copa do Mundo. Já no carro, quando entramos na Avenida 23 de Maio, em São Paulo, a Paula, minha esposa, começou a se desesperar e soltou algo como: “nós nunca vamos chegar em tempo, está tudo parado!”

Como eu não sou de achismo e sim de fatos concretos, liguei o Waze e nele apareceu que o tempo estimado de chegada seria de 12 minutos. Minha esposa continuou preocupada em se atrasar. Não se trata de achismo, e sim de tecnologia. Com certeza o Waze tem muito mais poder de processamento e dados históricos para tecer uma opinião mais apurada do que a nossa.

Na ânsia em ser otimista, falei para minha esposa: “Pode até ser que o Waze erre, mas não serão mais do que um ou dois minutos de diferença, tenha certeza disso!”. Não deu outra, apenas 14 minutos depois estávamos entrando na casa do nosso amigo para curtir ao jogo.

E o que o Waze ensina com isso? Em especial, a controlar nossa ansiedade em situações de aparente desconhecimento, como a que estamos vivendo agora. Não tinha a certeza de que chegaríamos naquele exato período estipulado pelo Waze, mas também não seria algo que fugisse por completo.

Temos que direcionar nossos esforços para aquilo que nos ajuda a controlar nossa ansiedade. O que vamos fazer enquanto o mundo lá fora está caótico só depende dos nossos esforços. Sabemos que um dia isso acabará, e vencerá quem estiver já pronto para retomar em alta velocidade, enquanto todo mundo ainda estará “curtindo” os golpes levados.

É justamente o tempo que hoje temos, e que não tínhamos há algumas semanas, que fará a diferença para podermos nos preparar para o que virá depois. Quantas vezes pudemos parar antes dessa crise toda para estudar, aprender, reciclar? Sempre estamos correndo, com prazos apertados, com o chefe reclamando e exigindo tudo para ontem. O tempo é o ativo mais precioso que temos, e nos permite trazer cada vez mais conhecimento.

Para auxiliar em como levar a produtividade mais a sério em casa e como tirar o melhor proveito de algumas das ferramentas tecnológicas disponíveis, trago enfim o fim de minha reflexão, resumida a uma fórmula simples a ser aplicada:

TRANSFORMAÇÃO DIGITAL = TEMPO (para executar) + (ganho de) PRODUTIVIDADE + (foco em) CONHECIMENTO

É importante aproveitar esse tempo para estudar e aplicar ferramentas e conceitos que estavam guardados na gaveta, e direcionar esforços em treinamento. Assim sendo, para que a fórmula acima seja aplicada, deve-se avaliar cada um dos pontos da transformação digital:

TEMPO: com a adesão em massa aos home offices, houve um ganho de tempo muito precioso com alguns itens que precisamos rever: deslocamentos para o trabalho, almoços demorados, reuniões sem início e fim claros, o famoso cafezinho de 30 minutos e, obviamente, o “enrolar” para ir embora do expediente apenas após o chefe sair.

PRODUTIVIDADE: Existem diversas ferramentas prontas ou em desenvolvimento para a produtividade. Ferramentas que vão corrigindo automaticamente a sua escrita enquanto escreve, que transcreve áudios, até outras que te recomendam qual abordagem deveria ser considerada para quem você mandará um e-mail, baseado apenas no perfil do Linkedin da pessoa. Tem de tudo por aí, e o foco é quase sempre em ganho de produtividade.

CONHECIMENTO: o momento atual possibilitou a muitas empresas oferecer conteúdo de qualidade de graça, em um movimento muito bacana para que as pessoas fiquem em casa, mas não fiquem paradas. É o momento ideal para pegar aqueles cursos e conteúdos engavetados e botar em prática.

Abaixo uma lista, um pouco diferente do que todos estão escrevendo de ferramentas, que são baseadas no modelo freemium, super acessíveis, ou mesmo gratuitas no momento atual:

Zoom (zoom.com): com certeza não é novidade e está em nove entre 10 listas que falam sobre home office, pois trata-se hoje da ferramenta que mais ganhou usuários com o caos atual. E não é por menos, pois tem qualidade, confiabilidade e recursos que tornam o home office muito mais objetivo. Uma recomendação é personalizar os seus fundos de tela, uma função que também é super útil, pois permite ocultar o seu novo escritório, muitas vezes bagunçado ou ocupado também por filhos passando, cachorro latindo e por aí vai. É um bom disfarce, lembrando os efeitos de chroma key usados no cinema.

AirTable (airtable.com): permite criar bancos de dados na nuvem e estruturas complexas através de simples modelos, baseado no conceito de blocos e com uma usabilidade fantástica. Como alguns gostam de descrever, se o Excel e o MySQL tivessem um filho, o nome dele seria Airtable!

Zapier (zapier.com): integra de forma fácil ferramentas que não são sincronizadas nativamente, super robusta e confiável. Todos os CRMs que lido são conectados ao Google Sheets, permitindo que eu possa ter informações ainda mais detalhadas, não disponíveis nessas ferramentas, além de análises comparativas entre diversos objetos que fogem um pouco da trivialidade.

IFTTT (ifttt.com): sigla para “If This, Then That”, é uma espécie de Zapier para questões de cunho mais pessoal, especialmente para sua casa e os gadgets que utiliza no dia-a-dia. Ele permite um enorme ganho de produtividade, além de economia, controlando qualquer tipo de situação que demanda um “gatilho”, seja para apagar ou acender as luzes de casa em um certo horário, ou para avisar quando você recebe um e-mail importante, quando começa a chover.

Softwares de CRM (Customer Relationship Management): Esse tipo de ferramenta é o que hoje precisa de maior aprofundamento. E esse tempo disponível, e em que as vendas estão em sua maioria mais complicadas, é ideal para focar no aprimoramento desse tipo de ferramenta. O Pipedrive (pipedrive.com) é uma boa opção para a maioria das empresas, pois é confiável, escalável, intuitivo e possui muitas integrações. Existem alternativas, como Hubspot (hubspot.com) e Salesforce (salesforce.com), cada uma com uma finalidade mais latente.

Beautiful (beautiful.ai): pense em um Powerpoint “à prova de diretor”, em que a ferramenta não deixa que você cometa erros de alinhamento, distorções, fontes incoerentes, acúmulo de tópicos, tabulação errada, entre outros. Por meio de inteligência artificial (por isso o AI na extensão do domínio) isso tudo é possível, e permite que você crie apresentações incríveis em poucos minutos e sem a necessidade de gastar muito tempo com revisão por conta de aspectos visuais.

Yesware (yesware.com): é um rastreamento em tempo real de abertura de e-mails e apresentações, esse é um dos melhores exemplos entre diversas alternativas existentes. Novamente, o grande trunfo de saber quando alguém abriu seu e-mail está alinhado com questões de ansiedade. Analise o seguinte: se você sabe que seu interlocutor abriu o e-mail uma, duas, diversas vezes, é sinal de que ele está realmente interessado e/ou mesmo encaminhou a seus colegas, ou seja, são grandes as chances de você receber um retorno, diminuindo sua ansiedade sobre se irá receber ou não uma resposta.

Kahoot (kahoot.com): essa ferramenta é “queridinha” quando me refiro a treinamentos. Permite que você crie um quiz entre os participantes, cada um usando seu próprio celular, e de forma lúdica e gamificada.

Metodologias: Os brasileiros são adeptos em seguir processos à risca, seja por falta de foco, tempo ou excesso de teimosia, e por isso o atual momento permite focar em novos aprendizados. Existe uma série de metodologias focadas em vendas, desenvolvimento de produtos, estratégias. Como minha área é vendas, recomendo que estudem sobre Predictable Revenue, The Challenger Sale, Dale Carnegie, Sandler, entre outras tantas. Não faltam conteúdos gratuitos e de fácil acesso.

Mesmo com todos os problemas que existem por aí e que em boa parte fogem ao nosso controle, esses momentos dentro de casa podem ser muito proveitosos para uma rápida retomada quando tudo isso acabar.